کم بجٹ میں ایونٹ کی منصوبہ بندی کیسے کریں؟

بہت سے دوسرے کاروباروں کی طرح، ایونٹ پلاننگ بزنس بجٹ کے بارے میں ایک غلط فہمی ہے کہ آپ کم بجٹ میں ایونٹ کی منصوبہ بندی نہیں کر سکتے۔ کچھ لوگ سوچتے ہیں کہ آپ ہاتھ میں اچھی خاصی رقم کے بغیر ایک بہترین ایونٹ کی منصوبہ بندی نہیں کر سکتے ہیں. یہ حقیقت ہے کہ کچھ واقعات کو زیادہ مالی وسائل کی ضرورت ہوتی ہے۔ لیکن یہ ہمیشہ ہر قسم کےایونٹس کے لیے درست نہیں ہوتا ہے۔ میں اسے مضبوط ٹھوس نکات کے ساتھ ثابت کر سکتا ہوں کہ کچھ ایونٹس کو کامیاب بنانے کے لیے بہت کم پیسہ خرچ ہوتا ہے۔ کم بجٹ پر ایونٹ کی منصوبہ بندی کرنے کے لیے ذیل میں دی گئی ہیکس کو چیک کریں۔

اپنے ایونٹ کے اخراجات کی وضاحت کریں۔

اپنے ایونٹ کی منصوبہ بندی کرنے سے پہلے تمام اخراجات کی درجہ بندی کرنا ضروری ہے۔ تقریبات کے مخصوص اخراجات میں نقل و حمل کی لاگت، خوراک اور مشروبات کے اخراجات، مقام کے اخراجات، پھولوں کے انتظام کے اخراجات وغیرہ شامل ہیں۔ آپ ان تمام اخراجات کو اپنے بجٹ کے مطابق بنا سکتے ہیں۔ ان تمام اخراجات کی نشاندہی کرنے سے آپ کے کم بجٹ میں رہنے میں مدد مل سکتی ہے۔

ٹیکنالوجی کا استعمال کریں اور پرنٹنگ کے چارجز ختم کریں۔

پرنٹنگ لاگت کو کم کرنے کے لیے ٹیکنالوجی کا استعمال ایک بہترین ٹول ہے۔ آپ معلومات کا اشتراک کرنے، ایونٹ کا شیڈول ڈسپلے کرنے اور آن لائن رجسٹریشن کے عمل کے لیے ایپس کا استعمال کر سکتے ہیں۔ اس سے بینرز، بروچرز یا مخصوص ایونٹ آپٹیمائزڈ ایپ والی ویب سائٹ کی پرنٹنگ پر رقم کی بچت ہو سکتی ہے۔ اس ڈیجیٹل دور میں ٹیکنالوجی نے کاروبار کرنے کے پورے عمل کو بدل کر رکھ دیا ہے۔ جب آپ اسے ہوشیاری سے استعمال کریں گے تو آپ کو یقیناً آپ کے تصور سے بالاتر نتائج ملیں گے۔

تشہیر کے لیے مفت ٹولز استعمال کریں۔

آن لائن پبلشنگ ٹولز ایونٹ کے فروغ کے لیے کچھ بھی خرچ نہیں کرتے۔ ایونٹس کی مارکیٹنگ مزید ایونٹ کے شرکاء کو بڑھانے اور ٹکٹوں کی فروخت کے عمل کو بڑھانے کے لیے کی جا سکتی ہے۔ سوشل میڈیا اور ای میل مارکیٹنگ واقعات کی تشہیر کرنے کے بہترین ٹولز ہیں۔ یہ ٹولز نہ صرف مفت میں اشتہار دینے میں مددگار ہیں بلکہ آپ ڈیٹا کا ٹریک ریکارڈ بھی رکھ سکتے ہیں۔

دکانداروں کے ساتھ گفت و شنید کریں۔

اپنی ایونٹ کی منصوبہ بندی کی حکمت عملی تیار کرتے وقت مارکیٹ کے رجحانات کو ذہن میں رکھیں۔ شاید آپ ایک طویل عرصے سے کاروبار میں ہیں؛ تاہم، آپ سپلائرز اور وینڈرز کے ساتھ گفت و شنید کر سکتے ہیں۔ پیکیج کے ساتھ جگہ کا انتخاب کرتے وقت، سب سے زیادہ سستی جگہ کا انتخاب کریں جو آپ کے بجٹ کی حد میں ہو۔ جب آپ کم کاروباری وینڈرز کے ساتھ کاروبار کرنے کے لیے استعمال کرتے ہیں، تو آپ سودوں پر کچھ حیرت انگیز رعایت سے بھی لطف اندوز ہو سکتے ہیں۔

ہنگامی حالات سے نمٹنے کے لیے فنڈ رکھیں

ایونٹ پلانر کو ایونٹ کے لیے اپنا پورا بجٹ خرچ نہیں کرنا چاہیے۔ انہیں کسی بھی غیر یقینی حالات کو پورا کرنے کے لیے ایونٹ کی لاگت کا 5% سے 25% تک رکھنا چاہیے۔ ہنگامی حالات میں، ان فنڈز کو ایسے حالات سے نمٹنے کے لیے ایک نعمت سمجھا جاتا ہے۔

ایونٹ کی لاگت کا خلاصہ

اب آپ اپنے ایونٹ کے اخراجات کی واضح تصویر حاصل کر سکتے ہیں۔ تمام اخراجات کو جمع کریں اور ان کی فہرست بنائیں۔ لہذا آپ اپنے ایونٹ کے بجٹ کے دائرہ کار کا اندازہ لگا سکتے ہیں۔ بصورت دیگر، آپ ایونٹ کے مطابق مالیات کو بہتر استعمال کر سکتے ہیں۔ ایونٹ کی اصل اور تخمینہ لاگت کی وسیع تر تصویر کے لیے بجٹ کا خلاصہ تیار کرنے کے لیے ایکسل شیٹ استعمال کریں۔

اپنے بجٹ میں رہیں

ایونٹ کی لاگت کو کم کرنا یا بغیر سوچے سمجھے اسے بڑھانا ایونٹ کے منصوبہ ساز کے ہاتھ میں ہے۔ درحقیقت کم بجٹ میں یہ کام کرنا مشکل ہے، لیکن حقیقت یہ ہے کہ آپ نے ایونٹ کے بجٹ کو ذہن میں رکھنا ہے، اس سے آپ کو کامیاب ایونٹس منعقد کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔ آپ اپنے بجٹ میں رہتے ہوئے بھی ایونٹ کو منظم کرنے کے لیے مزید تخلیقی خیالات کو ذہن میں رکھ سکتے ہیں۔

کیا آپ کے پاس ہمارے ساتھ اشتراک کرنے کے لیے کوئی دوسرا خیال ہے؟ ذیل میں تبصرے کے سیکشن میں ہمیں بتائیں، ہم آپ سے سننا پسند کریں گے!